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En la contabilidad, los gastos de materiales de oficina se registran como un débito en la cuenta correspondiente y se compensan con un crédito en la cuenta de caja o de proveedores, dependiendo del método de pago utilizado.

Para ello, se puede implementar un inventario de materiales de oficina y asignar a cada empleado la cantidad exacta de materiales que necesita para realizar sus tareas cotidianas, de modo que se evite el desperdicio.

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Se recomienda llevar un registro detallado de todos los gastos de librería. Se puede utilizar una hoja de cálculo, un program de contabilidad o un sistema de gestión de gastos para monitorear y controlar estos desembolsos.

En el PGC de España, la cuenta más común para registrar estos gastos es la 6290001 "Papelería y material de oficina". Esta cuenta agrupa los desembolsos por la compra de artículos como:

Los activos diferidos, a pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que unos gastos ya pagados, pero aún no utilizados, cuyo objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han consumido esos recursos.

Utilización de materiales reciclados: Optar por materiales reciclados siempre que sea posible para reducir costos y 20 articulos de papeleria contribuir al medio ambiente.

Los suministros obsoletos o deteriorados se deben ajustar al valor de mercado neto realizable, reconociendo una pérdida por deterioro.

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Si eres un contribuyente que ofrece el servicio público de caminos o puentes, articulos de papeleria para oficina lista y por ello realizas el cobro por cruce carretero o peaje incluyendo los servicios públicos concesionados, se sugieren las siguientes claves de productos y servicios que podrás registrar en las facturas que emitas.

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Gastos de limpieza e higiene: Incluyen productos de limpieza y artículos de higiene utilizados para mantener la limpieza y seguridad del ambiente de trabajo.

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